L’art de rédiger un bon courriel

Ne vous semble-t-il pas anachronique de décrocher le combiné téléphonique pour transmettre de l’information? À l’ère numérique, tout se transmet maintenant par écrit! Il faut donc savoir rédiger pour avoir de l’impact et demeurer visible dans une boîte de courriel bondée. Voici nos petites astuces pour vous démarquer.

Tout est dans le titre

Concentrez d’abord votre courriel sur un seul but communicationnel. Que cherchez-vous à transmettre principalement comme idée? En gardant en tête votre objectif de communication, limitez ensuite le titre de votre courriel à trois ou cinq mots. Optez pour un titre précis qui résume le courriel de façon classique et attrayante.

Ainsi, au lieu de titrer un courriel de suivi de réunion avec un titre banal, comme… «Suivi» (!), essayez les titres suivants :

• Synthèse de la dernière rencontre
• Suite à notre réunion…
• Notes de réunion à conserver
• Important – Suivi de réunion

Faites attention à la forme

On a beau vivre dans un monde où tout se résume en 140 caractères, vos courriels doivent échapper à cette tendance.  Prenez le temps de construire vos messages avec une structure en trois volets : l’introduction, le corps du message et la conclusion.

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Un bon départ

Votre introduction vise à contextualiser votre message en fonction de la nature de la relation que vous entretenez avec votre destinataire. Les salutations d’usage ou une approche plus directe, en lien avec l’objet du courriel, font d’excellentes introductions :

• J’espère que tes vacances t’ont permis de te reposer…
• J’ai beaucoup apprécié notre dernière discussion…
• Je communique avec vous afin de vous exposer…

Un message complet

Par la suite, le corps de votre message doit être très clair. Évitez les longues phrases et découpez bien votre texte pour un maximum de lisibilité. L’attention et la patience de vos destinataires étant limitées, ils risquent de ne jeter qu’un regard rapide sur leur écran sans véritablement lire votre message. Mettez en valeur les éléments névralgiques de votre texte afin que le sens général du courriel soit saisi rapidement, et les messages clés, bien compris.

Une conclusion pertinente

Votre conclusion devrait finalement se décliner avec des appels à l’action. Quelle est la prochaine étape? Faut-il prévoir une rencontre, obtenir l’avis d’un collègue, signer un formulaire? Soyez transparent sur vos attentes, personne n’a le temps pour les jeux de devinettes. Et n’oubliez pas de mentionner votre ouverture à tout commentaire ou suggestion avant de clore avec une dernière salutation.

La communication n’a pas de secret pour l’équipe de Bang Marketing. N’hésitez pas à nous contacter pour un petit coup de pouce!